Motivationsschreiben Schweiz: Aufbau, Inhalt, Vorlage

In einem mustergültigen Motivationsschreiben legt die Bewerberin oder der Bewerber einem potenziellen neuen Arbeitgeber die eigene Motivation für eine neue Tätigkeit dar. Das Motivationsschreiben ist neben Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnissen und Referenzen teil eines Bewerbungsdossiers und wird häufig als „Seite drei“ des Dossiers betitelt.

Der vorliegende Artikel gibt Ratschläge zur professionellen Gestaltung eines Motivationsschreibens anhand einer Mustervorlage und enthält Hinweise darauf, wann es sich lohnt, ein Motivationssschreiben aufzusetzen.

Motivationsschreiben: Arten und Ziele

In manchen Bewerbungssituationen ist es ratsam, neben dem obligatorischen Anschreiben und einem möglichst lückenlosen Lebenslauf auch ein zusätzliches Motivationsschreiben als Ergänzung zum Anschreiben anzufügen, um sich von der Konkurrenz abzusetzen. Dieses dritte Dokument erlaubt Ihnen, detailliertere persönliche Informationen anzuführen, ohne das Anschreiben respektive den Lebenslauf zu überfrachten.

So können beispielsweise die eigenen Qualifikationen oder herausragende Expertise auf einem speziellen Gebiet besser dargestellt werden. Auch berufliche Ziele und Perspektiven können formuliert werden, die Sie gemeinsam mit dem Arbeitgeber erreichen wollen.

Insbesondere wenn es sich um folgende Situationen handelt, sollte ein Motivationsschreiben formuliert werden:

• Hohe Konkurrenz unter Bewerbern: Durch ein zusätzliches Motivationsschreiben kann man sich in ein besseres Licht stellen
• Initiativbewerbung
• Bewerbung auf Führungspositionen: Hier kann man im Motivationsschreiben die eigene Führungskompetenz besser herausgearbeiten
• Bewerbung um Beschäftigung in der Kreativbranche
• Bewerbung um einen sozialen Beruf: Eventuell muss das soziale Engagement dargelegt werden
• Bewerbung bei Stiftungen: Im Motivationsschreiben kann man die persönliche Prägung und das gesteigerte Interesse am Stiftungszweck überzeugender vermitteln
• Bewerbung um Stipendien: Auch Studenten und Künstler können mittels Motivationsschreiben ihre besondere Eignung für monatliche Zuwendungen formulieren
• Vorgabe des Arbeitgebers: Manchmal verlangt auch die Stellenausschreibung explizit nach einem zusätzlichen Motivationsschreiben
• Zu hohe Anforderungen: Auch wenn das Anforderungsprofil der anvisierten Stelle sich nicht vollständig mit den eigenen Qualifikationen deckt, kann eine erklärende Argumentation im Motivationsschreiben Türen öffnen
• Eklatante Lücken im Lebenslauf können im Motivationsschreiben erklärt werden

In Summa dient das Motivationsschreiben dazu, dem Empfänger ein umfassenderes Bild von Ihnen als Bewerber zu vermitteln, als es ein formelles Anschreiben vermag. Darüber hinaus signalisiert es dem Personaler, dass Sie sich tiefgreifend über Ihren Arbeitgeber in Spe informiert haben und hoch ambitioniert sind, diese heiss umkämpfte Stelle zu bekommen.

Motivationsschreiben: Aufbau und Inhalt

Da ein Motivationsschreiben die individuelle Kreativität und Motivation des Kandidaten bezeugen soll, existieren im Gegensatz zu Anschreiben und Lebenslauf deutlich weniger formalen Regeln hinsichtlich Aufbaus und Gestaltung. Einige Formalia sind dennoch üblich und dienen der Übersichtlichkeit:

• Format: DIN A4 Seite
• Ein Briefkopf
• ein rechtsbündiges Datum
• die adäquate Grussformel für den persönliches Ansprechpartner
• sowie eine Unterschrift

Vorab empfiehlt es sich, für jede Bewerbung die Kontaktdaten eines persönlichen Ansprechpartners in der Personalabteilung des Unternehmens ausfindig zu machen, an den die Bewerbung gerichtet werden kann.

In einem zweiten Schritt sollte sich der Verfasser zwischen einer kompakten Aufzählung und einem eleganteren Fliesstext entscheiden.

In der Form eines Fliesstextes weist das Motivationsschreiben eher den Charakter eines Briefes auf und wirkt dadurch weitaus persönlicher als die Auflistungsvariante. Allerdings ist es ratsam, im Falle eines Fliesstextes, diesen durch Gliederung in Absätze übersichtlich zu gestalten. Insbesondere durch ein elegantes Ausdrucksvermögen kann sich der Verfasser von der Konkurrenz abheben.

Eine kompakte Auflistung der relevanten Schlüsselbegriffe, wie beispielsweise Erfahrung, Referenzen, Stärken, Interessen und berufliche Ziele mittels Stichpunkte besticht hingegen durch Übersichtlichkeit: Für eine Aufzählung muss der Kandidat auch nicht derart wortgewandt formulieren können, wie für einen Fliesstext. Allerdings wirkt der Aufzählungscharakter häufig unpersönlich.

Darüber hinaus sind der eigenen Kreativität kaum Grenzen gesetzt. Auch ein originelles Layout sticht aus der Masse der Mitbewerber heraus. So könnte beispielsweise ein Anwalt die „dritte Seite“ des Dossiers wie einen amtlichen Urteilsbeschluss wirken lassen, ein Arzt könnte das Layout eines Rezeptbogens nutzen. Bei aller Freiheit in der Gestaltung sollte jedoch auch das Motivationsschreiben optisch stimmig zu den übrigen Dokumenten des Dossiers passen.

Obschon prinzipiell keine Vorgaben zur Gliederung des Textes üblich sind, kann es hilfreich sein, den Fliesstext zumindest gedanklich in drei Abschnitte zu untergliedern. Eine Einleitung, die Interesse weckt, ein aussagekräftiger Hauptteil und einen abrundenden Schluss.

Einleitung

Wie so oft entscheidet der erste Eindruck. Soll der Personaler das Dossier nicht bereits nach dem ersten Satz des Motivationsschreibens gelangweilt auf den Stapel mit der Makulatur aussortieren, ist es ratsam, abgedroschene Phrasen und gängige Floskeln, wie e.g. „Hiermit bewerbe ich mich um ihre ausgeschriebene Stelle“ unbedingt zu vermeiden. Ein originell formulierter Einstieg motiviert zur weiteren Lektüre und zahlt sich meistens aus, denn damit kann man den Empfänger unbewusst direkt für sich einnehmen.

Hauptteil

Der Hauptteil ist das argumentative Element des Motivationsschreibens. Beginnend mit dem schwächsten und fortlaufend steigernd sollten hier jene Argumente angeführt werden, die für Sie als geeigneten Kandidaten sprechen. Dies können fachliche Kompetenzen, relevante Zusatzqualifikationen, aber auch persönliche Stärken, eigene Ziele und Ideale, eine Begeisterung sowie soziales Engagement sein. Um authentisch zu wirken, sollten diese Argumente stets mit Beispielen untermauert werden.

Häufig ist es sinnvoll, sich bei der Formulierung des Hauptteils an Leitfragen entlangzuhangeln, die ein Personaler zumindest unterbewusst zu beantworten versucht. Diese können e.g. sein:

• Warum möchte der Bewerber als Stipendiat finanzielle Förderung erhalten?
• Identifiziert der Bewerber sich mit unserem Unternehmen? Besteht ein Bezug zum Unternehmen?
• Wie gründlich hat der Kandidat über unsere Institution recherchiert?
• Welche Alleinstellungsmerkmale und welchen Mehrwert bringt der Kandidat mit?
• Besitz der Bewerber die notwendigen Fähigkeiten für die betreffende Position?
• Stimmen die Unternehmensziele mit den beruflichen Zielen des Bewerbers überein?
• Wie hat der Bewerber die einjährige Lücke in der Vita zu nutzen gewusst?
• Hat der Kandidat ein grosses Entwicklungspotential?
• Passt der Charakter des Bewerbers zu unserem Unternehmen?

Der Verfasser sollte sich zum Ziel nehmen, die Antworten auf derartige Fragen dem Personaler auf dem Silbertablett zu servieren. Gelingt ihm dies, wird dieser das Dossiers höchst wahrscheinlich in die engere Auswahl mit einbeziehen. Insbesondere heikle Fragen, wie jene nach der „Lücke im Lebenslauf“, können im Motivationsschreiben gut argumentiert werden, denn meistens bestand ja ein triftiger Grund für ein etwaiges Sabbatical.

Schluss

Gemäss des „Primacy Recency“-Effektes werden sowohl der erste als auch der letzte Eindruck besonders gut ins Gedächtnis aufgenommen. Diesen psychologischen Effekt sollte man sich nicht nur in der Einleitung zu Nutze machen, sondern auch bei der Formulierung eines überzeugenden Schlusses.

Ein aufrichtiger Dank für das bekundete Interesse an der Vita zeugt von höflichen Umgangsformen. Darüber hinaus sollte ein prägnanter Schluss jedoch keineswegs anbiedernd erscheinen. Falsche Bescheidenheit in Formulierungen, wie e.g. „Ich würde mich über eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch sehr freuen.“ sind erstens abgedroschene Phrasen und reduzieren zweitens in den Augen des Personalers nur die Strahlkraft des Kandidaten.

Eine aktive Aufforderung, Sie zu kontaktieren und einzuladen, mag auf den ersten Blick anmassend erscheinen, zeugt indirekt vorgetragen jedoch von ihrem Selbstbewusstsein und Wissen um ihre Talente.

Abschliessend wird das Dokument stets mit Kugelschreiber oder Füllfeder unter der adäquaten Grussformel mit einer eigenhändigen Signatur versehen.

Motivationsschreiben: Checkliste

Motivationsschreiben: Vorlage

Wie andere Vorlagen, ist auch diese Mustervorlage nicht dazu gedacht, eins zu eins kopiert zu werden. Sie soll vielmehr dazu anregen, kreativ zu werden und seine eigene Version in hoher Qualität und mit Personalisierung zu Papier zu bringen. Hier geht’s zur Vorlage des Motivationschreibens.